様々な商品やサービスを展開する企業にとって、日々の成長を目指すためには、効率的かつ効果的な営業が不可欠です。しっかりと結果につながる営業を行うために、できるだけ無駄な要素をカットしていきましょう。そこでおすすめしたいのが、営業支援ツールです。営業支援ツールを利用することで、業務の可視化・効率化・標準化を図れます。
ここでは、営業支援ツールを用いて案件管理や顧客管理を行うとよい理由や管理項目について、また営業支援ツールの一般的な導入方法についてご紹介します。大阪で営業支援ツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
営業支援ツールでの案件管理・顧客管理の必要性
営業支援ツールを導入することで、各案件や顧客情報を細かく管理できるようになります。また、営業工程を自動化して業務内容を分析し、効率化に貢献するなど、営業支援ツールの導入には様々な利点があります。
ここでは、大阪府内や大阪市内で業務の効率化を図る企業様に向けて、案件管理・顧客管理に営業支援ツールの利用がおすすめの理由と管理項目をご紹介します。
管理を行うことのメリット
営業支援ツールを用いて案件や顧客情報を細かく管理することで、4つの大きな利点が得られます。
案件の現在の状況を細かく把握でき、社員同士の連携が取りやすくなる
営業支援ツールを用いて案件や顧客情報を管理することで、業務に携わるすべての社員がそれぞれの案件に対する現在の状況を細かく把握できるようになります。営業は人同士の付き合いが大切であり、同じ部署の社員間での連携も重要です。
商談がうまくまとまらない、顧客との相性に難がある、といった問題に直面してしまうことは、営業業務では珍しくありません。案件管理・顧客管理を充実させておけば、適切な担当者を選任できることが可能です。案件を1件ずつ明確に管理することで、全体的な業務がスムーズに進められます。
効率よく営業業務を進められる
案件管理をしっかり行うことで、その日に取りかかるべき業務を効率よく整理できます。また、各顧客の案件管理を徹底しておけば、現在の状況を細かく確認できるため、従来までは必要だった報告書や進捗管理書が不要となります。
案件管理には、顧客とのこれまでのやり取りについても詳しく明記しておくとよいでしょう。引き継ぎがあった際に、時間や手間を要しません。
営業業務そのものの品質改善
案件管理は、営業業務に取り組む社員たちにも影響を及ぼします。ほかの社員の実績やどのようなやり取りの中で、契約まで辿り着いたのかをまとめておくことで、より良質な営業方法が見えてくるでしょう。新人やあまり結果につながらない社員にとっては、非常に参考になる資料となります。
トラブルが発生するリスクの回避
案件管理・顧客管理によってあらかじめ社員同士で情報を共有しておけば、複数の目で現状をチェックすることになり、万が一のトラブル発生のリスクを回避できます。深刻なトラブルが発生してしまうと、顧客から企業に対する信頼を失くしてしまうかもしれません。トラブルを未然に防止できれば、顧客との長期にわたる信頼関係を保持できます。
管理項目
営業支援ツールで管理する範囲は、導入する企業によって求めるもの、最適なものが異なります。
ここでは、基本となる項目を見ていきましょう。
担当者
多数存在する案件に対して、1件ずつどの社員が営業にあたっているのかを記録しましょう。各案件の担当者を明確にしておけば、見込み顧客を手放してしまうリスクを回避できます。また、その担当者の案件数も速やかにチェックできます。
流入チャネル
現代では、顧客が商品やサービスに手をつけるまでの流入チャネル（経路）が多岐にわたります。流入チャネルを案件情報や顧客情報にまとめておけば、効果的に作用している手法がすぐに確認できます。顧客の志向の分析にもつながるので、さらなる営業に活用できるでしょう。
進捗状況
その案件が今どういった状況にあるのかを随時記録し、進捗状況を部署全体で把握できるようにしましょう。このとき、フェーズ分けしておくなどあらかじめ進捗状況を表現する目安を作っておけば、よりスムーズです。
受注予定日
営業業務では、スケジュール管理も重要です。これまでの取引を参考にして、現実的な受注予定日を算出しましょう。有限な時間を無駄なく活用できます。
予想売上額
実際にその案件で発生した売上に加えて、これまでの取引やその顧客を参考にした予想売上額を記載しましょう。実際の売上と予想売上額を比べることで、様々なものが見えてきます。上回っていればもっと強気に売上を追求できるヒントがあるかもしれませんし、下回っていれば今一度現状を見直す必要があるでしょう。
営業支援ツールの導入方法
案件管理や顧客管理を効率よく行うためには、営業支援ツールが欠かせません。営業支援ツールは、その企業に最適なシステムを選定し、導入することが大切です。
ここでは、大阪府内や大阪市内で営業支援ツールの活用をお考えの方に向けて、実際に導入するまでの流れと代表的な営業支援ツールをご紹介します。
導入の流れ
ここからは、営業支援ツールが実際に企業へ導入されるまでの流れについて見ていきましょう。
1．トライアル期間を設けて使用する
初めて営業支援ツールを導入する場合、どれが自社に最適かどうか判別できません。多くの営業支援ツールでは無料での試用が可能なので、トライアル期間を設けてシステム導入の実感を確かめてみることをおすすめします。トライアル期間や試用できる機能に関しては、メーカーによって異なりますのでよく確認しましょう。
2．プランの選定
営業支援ツールには、メーカーによって様々なプランが用意されています。トライアル期間では、ベースとなる基本プランを中心に試用することになります。プランの内容は、その企業の規模や使用しているほかのツールによって細かく分類されています。自社の現在の状況を踏まえて、最適なプランを選定しましょう。
3．契約
トライアル期間を経て、導入する営業支援ツールのプランの選定ができたら、実際にメーカーと契約を結びます。基本的には、メーカーの案内に従って見積書を確認し、契約書に必要な情報を記載して契約完了です。
4．実際に運用を開始
契約が完了したら、本来の機能が使用できる完全版の営業支援ツールが納品されます。目安として、発注から導入まで1週間程度の期間がかかると見ておきましょう。納品されたからといってそれで終わりではなく、社内に浸透できるように施策していく必要があります。
メーカーによっては、導入に関する支援サービスも提供されています。初めて営業支援ツールを導入するのであれば、システムに対する慣れ具合に関係なく、こういったサービスを利用することをおすすめします。
代表的な支援ツールの比較
最近では、様々な営業支援ツールが多数登場しています。どれも同じではなく、各システムによって特徴は異なります。ここでは、代表的な営業支援ツールをご紹介しますので、それぞれの特徴を比較してみましょう。
Senses
営業支援ツールは、現場と管理者のどちらに向いているか、加えて運用定着までのスピードに着目することで、わかりやすく分類できます。
Sensesは、現場と管理者の双方にとって使いやすく、また速やかに運用定着ができる便利な営業支援ツールです。
企業に欠かせないOffice365との連携に対応しており、メールやカレンダーからも管理が行えます。使いやすさを重視したデザイン設計となっているため、直感的に操作できるのもポイントです。モバイルアプリもありますので、端末を問わずに使用できるのも嬉しいところでしょう。
Sensesは、利用するユーザーの人数に応じて月額で料金を支払っていくシステムです。無料での試用に対応していますので、ぜひ一度確認してみてください。
Sales Cloud
様々なマーケティング支援ツールを展開しているSalesforceが提供している営業支援ツールが、Sales Cloudです。Salesforce製のツールとの連携に対応しており、それと合わせて用いることで利便性が向上します。カスタマイズに長けており、必要な機能を組み合わせて最適な形で活用できます。
その一方で、機能が豊富にあるために運用の定着までに時間がかかるかもしれません。
必要な機能を絞り、適切な手順で導入できればこれほど頼もしい存在はないでしょう。
Microsoft Dynamics 365
Microsoft製の営業支援ツールで、数々のMicrosoft製品との連携に対応可能です。1万人以上の利用実績があり、それだけの利便性や機能が証明されています。導入する企業に合わせてカスタマイズも可能ですので、詳しくは問い合わせてみましょう。
営業業務における数々のお悩みを営業支援ツールで解決！
企業の運営・発展を左右する営業業務は、営業支援ツールを導入して案件管理や顧客管理を行うことで強力にサポートできます。営業支援ツールで案件や顧客に関する情報をシステム化して管理できれば、様々な業務の可視化・効率化を図れます。
大阪の株式会社マイクロギアでは、営業支援ツール「Sales8」の開発・提供を行っております。集客型の営業をはじめ、新規開拓型の営業や保守運用型の営業、マッチング型の営業、ルート営業の案件管理・顧客管理をサポートいたします。
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