クラウド型orパッケージ型orオンプレミス型

顧客管理システムの導入にあたり、自社にとって最適な利用形態を選ぶ必要があります。自社の規模や職種、目的などによって、最適とされる顧客管理システムは異なるためです。

クラウド型・パッケージ型・オンプレミス型のそれぞれの特徴を見ていきましょう。

クラウド型

クラウド型は、顧客管理システムだけに限らず、現代の様々なシステムにおいて採用されている方式です。システムを提供している事業者側で用意された環境下で、システムやデータの管理が行われます。そのため、導入するにあたり複雑な作業や知識は必要ありません。

クラウド型は事業者側がシステムやデータの管理を担っているため、初期投資だけでなく、ハードウェアのメンテナンスにかけるコストも最低限で済みます。多くのユーザーに使ってもらうことを前提として作られており、機能のコスパが大変優れている点も大きな特徴です。

料金形態は、システムを提供している事業者に月額、または年額料金を支払って管理してもらいます。

パッケージ型

パッケージ型は、一般的にオンプレミス型から発展したものとされ、パッケージソフトをパソコンにインストールして利用する方式です。クラウド型とは異なり、提供されたシステムを自社で用意したサーバーや端末を用いて稼働させます。料金形態は年単位でのライセンスや買い切りが可能となっており、クラウド型のように継続して費用が発生することはありません。

多くのユーザーに使用されることを想定して作られており、拡張性には乏しいですが、総合的に見た際の導入費用は安価な傾向にあります。

ただし、自社で用意したサーバーや端末で稼働させる都合上、導入や運用についてはある程度の知識が必要となります。

オンプレミス型

自社に最適な機能を搭載した顧客管理システムを事業者に依頼して開発してもらうのが、オンプレミス型です。機能の追加や工数の削減を前提として作られているため、特に拡張性に関して優秀な点が特徴となっています。スマートフォンやタブレットのほか、デバイスやハンディ端末と組み合わせて自由に扱うことも可能です。

一方で、自社に合わせて開発してもらうという構造上、大きなコストがかかってしまうのがデメリットです。システムの規模が大きくなれば、それだけコストに加えて開発期間も長くなっていきます。また、運用に加えて自社でハードウェアを保守していく必要もあります。

業務管理システムの一般的な費用相場

顧客管理システムや営業管理システムを導入するにあたり、必要となる費用の相場について見てみましょう。

最も安価に導入したいならクラウド型がおすすめ

最も初期投資を抑えたいのであれば、クラウド型が断然おすすめです。事業者側があらかじめ用意したサーバーの中でシステムや情報を扱うため、機器やソフトウェアなどを購入する必要がありません。事業者と契約を結び、発行されたアカウントを用いることで簡単に導入できます。クラウド型は初期費用が無料のケースも少なくありません。費用がかかったとしても高額にはならないでしょう。

クラウド型の場合、利用するユーザーの人数・アカウントによってその後の利用料金が変わってきます。使用するユーザーの人数に応じて月額料金が算出され、1ユーザー（1アカウント）に対して月額の相場は、プランにもよりますが、2,000円～5,000円ほどです。機能が充実しているプランでは、月額1万円～2万円以上かかるところもあります。

長期利用するならパッケージ型

パッケージ型の場合、導入する管理システムの購入費に加えて、一人ひとりのユーザーにライセンスを発行し、さらにサーバーを設置する必要があります。

また、長期にわたり稼働していくには、保守費用もかかります。パッケージ型の導入にかかる初期費用の相場は5万〜10万円くらい、ライセンスの発行はユーザー1人につき2万〜10万円ほどかかります。

サーバーを設置する際は、5万円程度の費用が必要です。ユーザーの人数にもよりますが、導入するだけで最低12万〜25万円ほどかかります。

さらに保守費用として年間費が5万〜30万円ほど必要です。トータルで考えた場合、クラウド型よりも費用の負担がかかる可能性が高いです。

なお、1からシステムを構築するオンプレミス型の場合、すべてを含めると100万円近くかかるケースも少なくありません。システムの改修を図ると、その都度費用がかさみます。

メリット

クラウド型の顧客管理システムの導入によって、以下のようなメリットが得られます。

導入にかかるコストを大きく抑えられる

導入時に多くのコストが発生するパッケージ型やオンプレミス型と異なり、クラウド型は最小限の初期費用で済みます。

ランニングコストを最小限に抑えられる

クラウド型は、買い切りやライセンスを購入して使用契約をするパッケージ型やオンプレミス型とは異なり、月々の利用料金が発生します。月額費用は発生するものの、サーバーやデータの管理は事業者側が行ってくれるため、結果的に利用者のランニングコストは最小限に抑えることができるのです。

自社でサーバーを用意する必要がない

サーバーを自社で用意する必要がないのは、クラウド型ならではの大きなメリットです。また、サーバーやデータ管理に関する知識や技術も必要ありません。適切なセキュリティ対策も不要です。

速やかな導入が可能

クラウド型の場合、事業者側と契約を結んでライセンスを発行してもらうだけで、速やかにシステムを稼働することができます。

マルチデバイス対応

クラウド型の顧客管理システムは、パソコンに加えてスマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスを介して使用できます。インターネット環境さえあれば、どこからでも接続が可能です。

自社のデバイスにトラブルが発生したとしてもデータに甚大な被害が発生しない

パッケージ型やオンプレミス型の場合、重要なデータや端末、サーバーなどをすべて自社で管理する必要があります。万が一、端末の破損といったトラブルが発生した場合、重要なデータが消失してしまうなど、甚大な被害に発展してしまうおそれがあります。

万全なセキュリティ対策

サーバーやシステムは、システム開発のプロである事業者が管理していますので、セキュリティ対策には一定の信頼性が確保されています。

デメリット

多くのメリットがある反面、デメリットも存在します。それは、拡張性に乏しい点です。

クラウド型は多くの企業での利用を前提として開発されているので、他社でも同様の顧客管理システムを導入している場合があります。

そうなると、同じ武器で戦っている状態になりますので、顧客管理システムで他社との差別化を生み出すことが困難になります。同様の顧客管理システムを扱っていれば、目指す方向性が同じになってしまうためです。

重要なのは、自社に最適な顧客管理システムを選定することです。また、オプションの追加やカスタマイズで柔軟性を確保するのもおすすめです。自社が現在抱えている課題を炙り出し、どういった機能を欲しているのかを整理しましょう。

また、基本的に月額料金を支払っていくことになるため、費用を継続して支払っていく必要があります。使用するユーザーや規模が増えれば、それだけコストも増えていきます。

そのほか、セキュリティリスクがコントロールしにくい点もデメリットです。大切な自社のデータを事業者側が用意した環境下で管理するため、セキュリティリスクが手元から離れた場所にある点にも注意が必要です。